Google Workspaceで組織が変わる！セキュリティと社員の不安を解消したDX実践録（五十嵐商会様事例）

こんにちは！ITコンサル10年、パソコンの先生暦20年の「ざぶろー先生」こと、松山将三郎です。

「AIを導入したいけど、何から手をつけていいかわからない…」「クラウドって本当に安全なの？社員の私物スマホを使わせることに不安がある…」

そんなお悩みをお持ちの中小企業の経営者様は多いのではないでしょうか。

今回は、Google Workspaceの導入を通じて社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組んでいらっしゃる、株式会社五十嵐商会の脊板幸子社長とのコンサルティングの様子を、臨場感たっぷりにお届けします！

DXを進める上で、まずぶつかるのが「クラウドへの不信感」です。

五十嵐商会のご担当者様も、「マイナンバーや人事給与データのような機密情報をクラウドに置くのはどうなんだろう？」と、当初は不安を感じていらっしゃいました。法令的に置けないものがあるのではないか、と。

ご安心ください。結論から言うと、セキュリティ上、クラウドに置けないものはありません。 むしろ、大切なデータほどクラウドに保管するべきなんです。

7年前に岡山で起きた豪雨災害では、社内にサーバーを置いていた多くの企業が大切なデータを失いました。一方で、クラウドにデータを移行していた企業は難を逃れたのです。

Google Workspaceのようなクラウドサービスは、誰がいつどのファイルにアクセスしたか、すべて記録が残ります。物理的なオフィスに鍵をかけるのと同じ、いやそれ以上に、実はセキュリティレベルは高いのです。

次に丁寧な対話が必要になるのが、「BYOD（Bring Your Own Device）」、つまり社員の私物端末を業務で利用することへの不安の声です。

五十嵐商会様でも、数人の方から「プライベートと仕事は分けたい」「会社の情報を個人スマホに入れるのは嫌だ」といった、もっともなご意見が上がっていました。

これは決して特別なことではなく、多くの会社で聞かれる声です。ここで大切なのは、会社の方針を一方的に押し付けるのではなく、社員の不安に寄り添うこと。

「なぜ不安なのか？」を丁寧にヒアリングする。 その声の裏には、個人情報漏洩への不安や、データ通信量への懸念など、様々な理由が隠されています。
専門家からセキュリティ研修を実施する。 漠然とした不安は、「知らない」ことから生まれます。クラウドがいかに安全か、会社が社員のプライベートな情報を覗き見ることはない、ということを専門家の口から説明してもらうことで、納得感が高まります。
手当を支給する。 データ通信量が増えることへの配慮として、月々1000円程度の手当を支給するのも有効です。

「IT顧問がそう言ってるんで、詳しくはIT顧問に聞いてください」と、専門家の存在をうまく活用するのも一つの手ですよ。

「うちは紙じゃないと管理できないんです！」

五十嵐商会様では、1時間単位で取得できる複雑な有給休暇の管理を、総務担当の方が紙で見事にやりくりされていました。「紙の方が修正もすぐできるし、分かりやすい」というお声は、まさにその工夫の表れです。

紙ならではの良さは、個人の思考を整理する手帳のように、アナログな習慣として活かす際に輝きます。

一方で、今回の課題である「チーム全員で休暇情報をリアルタイムに共有する」という点では、デジタルの利便性が大きな力を発揮します。実際、「朝礼で共有しても、休みだという情報が全員に行き渡らない」「結局、誰がいつ休むのか分かりにくい」といった状況が起きていました。

そこでご提案したのが、Googleカレンダーを活用した有給申請です。

「新しいことは受け入れがたい」という気持ちは、誰にでもあります。大切なのは、それを導入することで「いかに働きやすくなるか」を具体的にイメージしてもらうことです。

休みがオープンになることで、「この人が休むなら、この仕事は私がやっておこう」といった助け合いの文化が生まれます。これこそが、働きやすさの推進に繋がるのです。

コンサルティング後、脊板社長から嬉しいメッセージをいただきました。

頭の中にあった不安が解消され、今はとてもすっきりしています。ありがとうございました(^^)

五十嵐商会の皆様、ありがとうございました！

いかがでしたでしょうか。 Google Workspaceの導入は、単にツールを新しくするということではありません。

こうした課題と一つひとつ向き合い、社員の皆さんと対話を重ねていくプロセスそのものが、会社のDXであり、組織を強くする絶好の機会なのです。

「うちもDXを進めたいけど、何から手をつけたら…」「社員をどうやって巻き込んでいけばいいんだろう…」

そんなお悩みをお持ちの経営者様、まずはお気軽にご相談ください。あなたの会社の「IT顧問」として、組織変革を全力でサポートします！

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