主訴・経営課題
「メール管理がバラバラで営業効率が悪い。会議も非効率で、DXを進めたいがどこから手をつけていいかわからない」
同社では、営業担当者それぞれが異なるメールサービスを使用し、会議でもパソコンを共有するなど非効率な運営が続いていました。スマイルサーバー、桜インターネット、GMOなど複数のサービスを併用し、管理が煩雑化。「誰が何をしているかわからない」状況で、情報共有に課題を抱えていました。
解決した問題
1. メール環境の統一化
- 複数散在していたメールアドレスをGoogle Workspaceに集約
- 営業担当者9名全員が同一プラットフォームでメール管理
- 従来のアウトルック運用から脱却し、Gmail上で全アカウント一元管理を実現
2. BYOD（私物端末活用）導入
- 「1人1デバイス」の徹底実現
- 個人スマートフォンでもビジネスメール・カレンダーにアクセス可能
- 働き方の柔軟性向上と情報アクセス効率化
3. 会議システムの効率化
- Google Meetを活用した画面共有システム構築
- 参加者全員がリアルタイムで同じ画面を確認
- 発言者特定機能により、議事録作成の自動化基盤を整備
4. AI活用基盤の整備
- Gmail文章サポート機能の活用開始
- 音声入力によるメール作成の効率化
- NotebookLMなど分析・評価系AIツールの導入準備
現場の生々しい感想
社長より
「最初は『また面倒なことを』と思っていましたが、実際に使ってみると劇的に楽になりました。特に、スマートフォンで外出先からでも会社のメールが確認できるのは革命的です。文章サポート機能で、『待っててね』という表現を『承知いたしました。改めてお送りいたします』と自動で変換してくれるのには驚きました」
営業担当者より
「正直、最初はパスワード管理すらままならない状態でした。でも設定後は、今まで複数のメールソフトを行き来していた手間がなくなり、1日の業務時間が2時間は短縮されました。Google Meetでの会議も、全員が同じ画面を見ながら進められるので、『今どこを見てるの？』という無駄な時間がゼロになりました」
総務担当者より
「BCP（事業継続計画）の観点からも、災害時の連絡手段としてGoogle Chatを導入予定です。LINEから脱却して、業務とプライベートの境界を明確にできるのも大きなメリットです」
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